Knowledge Management / Self Management IT Infrastruktur Melde Dich an, um diesen Inhalt zu abonnieren 0

[S. Moon 650]

Ich möchte mich gern besser selbst organisieren. Was liegt dem Informatiker also näher, als das Problem mit IT totzuschlagen? Allem voran lese und informiere ich mich mittlerweile so viel, dass es schwer fällt einen Überblick zu behalten und ein einfacher directory tree reicht irgendwie nicht aus um unstructured data wie massenweise PDFs sinnvoll zu strukturieren und auffindbar zu machen.

Prämissen:

• Selfhosted, keine SaaS Angebote - ich möchte keine externe Abhängigkeit, habe eh einen eigenen Server im Data Center stehen und bin bei meinen privatesten Daten zu paranoid. Einzige Ausnahme cloud storage und online office collaboration, aber dazu später mehr.
  
• Mature Software, keine Experimente, zumindest nicht bei den Kernkomponenten
  
• Aktive Projekte, die auch weiterentwickelt werden
  
• Zugriff von iPad, iPhone, Windows, Linux und Mac OS
  
• Optional aber plus wenn es sich mit Synology NAS gut integriert, wobei ich es schon auf dem Rootserver abbilden möchte und dann Filelinks aufs NAS habe, die eben nur daheim oder im entsprechenden VPN funktionieren.
  

Also, was braucht man alles? Meiner Meinung nach die folgenden Punkte.

Requirements:

• Groupware, also Kalendar, Kontakte, Taskliste, ggf. Projektorganisation (also für mich "home" Projekte ala Garage renovieren), ggf. Timetracking, ggf. Finanztracking/Ausgabenliste, definitiv mit CalDav und CardDav Support, dann kann man mit z-push activesync bauen (auch für mail) und so die mobile Clients mit push sync ausstatten, plus entsprechende Apps auf den Mobilgeräten, die im Optimalfall noch syncen
  
• Wiki / Knowledge Management, wichtig vor allem Namespaces zur Gliederung (z.B. PUA, Job Thema a, Job Thema b, Fashion, Kochen, Getränke, Literatur, Musik, Instrument, usw.), File support (upload, Bilderintegration, etc.) sowie intuitive Syntax zur Formatierung.
  
• Collaboration, gemeinsames "Arbeiten" (ich rede nicht vom Job, aber z.B. für ein Geburtstagsgeschenk oder das gemeinsame Schreiben eines Artikels) an Dokumenten, Screensharing
  
• Bookmark Organisation, extrem wichtig - bookmarks in sync zwischen den Geräten sowie ein Konzept für "read it later".
  
• Filesharing, easy files zwischen allen devices hin- und herschieben
  
• Backup, ein Backup das nicht automatisch erfolgt ist nutzlos, RAID ersetzt kein Backup und Georedundanz sollte vorhanden sein. Mein Datenbestand ist wichtiger als alles andere in meiner Wohnung und das Schicksal überlasse ich nicht Diebstahl oder Feuer.
  

Optional:

• Optional e-learning, wobei für reine Eigennutzung etwas stark kursgesteuertes eher oversized ist
  
• Optional ticket system als Alternative für "getting things done", aber ich glaub das ist mir ein wenig zu nerdig, vor allem vom Workflow von apps wie OsTicket her. Da muss man glaub ich schon ein wenig schizophren sein, auch wenn ich grundsätzlich ein großer Freund davon bin Dinge zu zweckentfremden
  

Momentane Planung und Alternativen:

Groupware

• Tine 2.0, innovativer Ableger von egroupware. Deckt eigentlich meine gesamte Wunschliste ab. Gibt ein paar Community Plugins zur Ergänzung.
  
• Group-office, schicke Alternative aber durch die Dual-Lizensierung eher abgespeckter Umfang. Plugin Marketplace geplant, aber kein ETA und unklar was proprietär und was community getrieben hinein kommt.
  
• Für IOS: 2Do, sehr schick und übersichtlich, kann unter anderem mit Caldav syncen, mit Abstand bestes TODO App, das ich bisher gefunden hab; OmniFocus, sehr schönes Tool um Projekte zu strukturieren, dann wirklich absolut hervorragend. Leider jedoch ein paar Bugs und AFAIK keine vernünftigen Synchronisationsmöglichkeiten, wenn man eben nicht gerade nur Mac User ist. Im Vergleich zu z.B. OmniGraffle hat es mich vor allem in Anbetracht des stolzen Preises leider doch etwas enttäuscht.
  
• Exchange + Sharepoint wäre auch eine Option und könnte ich rein für mich mit MSDN abbilden, aber ich möchte meine Windows Server VM eigentlich loswerden, weil sie überproportional Ressourcen verbraucht. Außerdem sind die meisten Features von Sharepoint schrecklich und hierfür total oversized, während andere Dinge wie z.B. das Wiki den Namen nicht einmal verdienen und auch nur mit Microsoft Produkten einigermaßen nutzbar sind. Uncool.
  

Wiki / KM

• Dokuwiki, mein momentaner Favorit. Schön zu backuppen, da alles plaintext, toller Umfang durch enorme Pluginvielfalt. Allein dass sie auf der offiziellen Seite per default auf HTTPS forwarden überzeugt mich. ;)
  
• Mediawiki, kennt wohl jeder von Wikipedia. Geht denke ich zu sehr an den Anforderungen vorbei und hat den Fokus eher auf Multiuser-editing und Skalierbarkeit. Eingeschränkte Übersicht, aber gute Suchfunktion
  
• Es gibt wohl ein paar weitere gute Alternativen wie zum Beispiel Tiki Wiki oder Wikkawiki, aber optisch und funktional haben die mich nicht wirklich überzeigt. Meist nicht aufgeräumt genug. Die meisten anderen Alternativen werden nicht aktiv weiterentwickelt.
  

Hier als addendum: Richtig genial wäre Indexierung und Volltextsuche in PDFs, vor allem für wissenschaftliche Papers. Zumindest in denen die Text enthalten (am Computer erstellt oder mit OCR gescannt) und nicht nur Bilder. Ist technisch machbar z.B. mit pdf2text oder pdfgrep. Im Zweifel schreib ich mir da selbst mal ein Frontend für, ansonsten gibt es wohl sowohl für Dokuwiki, als auch für Mediawiki bereits Plugins:

• https://www.dokuwiki...lugin:docsearch
  
• http://www.mediawiki...ion:FileIndexer
  
• http://www.appropedi...es_to_MediaWiki
  
• http://www.turnkeyli...ngine-mediawiki
  

Konzepte um OneNote bzw. Clientanwendungen direkt und ohne große manuelle Anstrengungen mit dem Wiki zu verheiraten sind auch sehr willkommen!

Collaboration

• Google Docs, ist wohl momentan nicht zu toppen.. zumindest kenne ich keine Selfhosted Office Anwendung, die dem auch nur Ansatzweise das Wasser reichen könnte. Richtig genial ist es wenn man mit mehreren Leuten live am selben Dokument arbeitet.
  
• Teamviewer, simple Clientanwendung um schnell den Bildschirm zu sharen bzw. remote Zugriff zu erlauben. Wenn ihr für Family&Friends IT Support leisten sollt und es hasst am Telefon Anweiseungen zu geben, unbedingt hier zuschlagen
  
• Bigbluebutton, ziemlich schöne Online Collaboration Plattform für Confcalls wie z.B. von WebEx bekannt. Inklusive Screen Sharing, Webcam Sharing, Voice, Chat, etc.
  

Bookmarks

• Firefox Sync, Firefox ist für mich noch immer > Chrome wegen Smoothwheel und vor allem der Volltextsuche in Bookmarks und Historie in der URL bar. Sync funktioniert wunderbar und nutzt lokale Crypto. Für iPad/iPhone gibt es "Bookmarks" als Sync client der dann Safari links öffnet oder direkten Support in iCab oder iMercury. Chrome kann sonst auch syncen.
  
• Um neues kennenzulernen: Stumbleupon, Digg, Del.icio.us, Review steht noch auf der TODO Liste
  
• "read it later" Software ala pocket steht ebenfalls noch auf der TODO Liste
  

Filesharing

• Dropbox, unangefochten einfach, flexibel und überall supported. Für mich nach diversen Incidents ausschließlich für Daten die ich auch in einen public folder auf meinen Webservern legen würde. Wer eine sichere Cloud Lösung sucht, sollte sich Wuala ansehen.
  
• Syncany, wenn es denn mal fertig wird, ist das sicher der Hammer. Selfhosted Dropbox Alternative mit unzähligen Storage Variationen. Macht auf den Screenshots einen sehr professionellen Eindruck, aber die Entwicklung stockt leider.
  
• Sparkleshare, Open Source Alternative die schon funktionieren sollte.
  
• Synology NAS, mit all seinen Funktionen und Apps absolut ungeschlagen
  
• Filebrowser für IOS
  
• Owncloud, fand ich mal eine nette Idee, ist aber eigentlich nur eine simple PHP Anwendung zum Files hochschieben und alles was über den Kern hinausgeht ist extrem buggy oder stark limitiert. Ein Synology oder Qnap NAS kann in so ziemlich allen Bereichen wesentlich mehr.
  

Backup

• Crashplan, finanziell für mich unschlagbar (unlimited space), clientseitiger Crypto mit selbstgewähltem Key, clientseitige Deduplication, Revisioning/Change Tracking ohne Begrenzungen. Absolut fantastisch.
  
• Georedundant ein NAS aufbauen, erfordert aber das mit dem Strom und Internetzgang zu lösen und ist vermutlich einiges teurer. Kommt aber auf das Volumen an. Im eigenen Keller könnte aber durchaus eine Lösung sein. Da ist die Wahrscheinlichkeit eher gering, dass beiden etwas passiert. Erfordert aber natürlich die entsprechende Verkabelung, umgeht allerdings die deutschen Internet Upstream Probleme.
  

E-Learning

• Moodle macht einen super Eindruck. Bin aber nicht so sicher, wie sinnvoll das für reine Eigennutzung anwendbar ist. Zu einem gewissen Grad lässt es sich sicherlich zweckentfremden und wenn man Dinge die man selbst lernt in Kursform strukturiert ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass sie im Gedächtnis bleiben und wenn nicht, hat man die perfekte Infrastruktur um es sich wieder zu vergegenwärtigen.
  

Jemand noch Empfehlungen, Alternativen oder Ideen? Ursprünglicher Antrieb das ganze Thema zu überdenken war eigentlich nur das Thema Knowledge Management und Strukturierung, weil ich in letzter Zeit extrem viel lese - sei es zur privaten oder zur beruflichen Weiterbildung - noch mehr ebooks angesammelt habe und gerne gute Quellen und Informationen für mich protokollieren möchte. Ich denke ein Wiki ist hier das Mittel der Wahl, bin aber durchaus offen für Alternativideen.

Oktober 26, 2012 bearbeitet von Smoon

[S. Moon 650]

Falls es jemanden interessiert, was dabei bisher herausgekommen ist:

• Dokuwiki - _DIE_ zentrale Anlaufstelle zur Dokumentation von quasi allem
  
• OwnCloud - so albern der Name auch ist, für Kalendar, Kontakte und Filesharing privater files - Groupoffice und Konsorten habe ich verworfen, weil die interessanten Parts (z.B. Activesync Integration) kostenpflichtig sind. Falls Caldav oder Carddav (bei OC afaik SabreDAV basiert) Probleme bereiten sollten, ist Baikal noch in der engeren Wahl. OC hat sich zuletzt vor allem ganz gut weiterentwickelt und genug publicity für weiteres Wachstum.
  
• Dropbox - für alles was öffentlich sein darf, weil der Komfort und die Integration ungeschlagen sind
  
• Crashplan - online backup mit crypto und revisioning, direkt vom NAS aus
  
• Synology NAS - Storage, home VPN, usw. - Kern der Daten daheim, ich liebe es jeden Tag mehr ;)
  
• Php-Push-2 für Activesync/Push support (basiert auf z-push) als Frontend für mein IMAP Mail Backend (iOS kann kein IMAP-idle)
  
• Firefox Sync (ggf. mal eigener Syncserver, noch in der Mache) für Bookmarks, stumpleupon und Konsorten sind noch auf der TODO List.
  

• Collaboration ist on hold, da kein konkreter Bedarf. Muss beruflich eh die firmeninterne Lösung nutzen (Lync + Webservice).
  
• TODO werde ich wohl größtenteils über Wiki+Markdown abwickeln und ggf. über entsprechende oben genannte iOS Apps.
  
• E-Learning bin ich zur Zeit mit meinen coursera.org Kursen mehr als ausgelastet und für meine eigenen Inhalte reicht mir das Wiki.
  

Das wirkliche Highlight ist aber, dass ich über DevonThink gestolpert bin und nach einiger Recherche den Schluss gezogen habe, dass es dazu in der Windows/Linux Welt nicht ansatzweise eine Alternative gibt. Das Ding ist der absolute Hammer. Automatisiertes Tagging von Dokumenten, archivieren von Webseiten mit einem Klick (editierbar oder mit automatischen Filtern, die z.B. Navigationsleisten entfernen). Tracking und Archivierung von RSS oder Twitter Favorites. OCR Scan von Bildscan-PDF Files und vieles mehr. Dazu dann ein extrem cleverer Suchalgorithmus und dynamische Suchgruppen. Das einzige - mir bekannte - ansatzweise ähnliche wäre wohl Evernote. Das ist zwar nett, aber reicht absolut nicht an DevonThink heran und ist als Cloud Service vor allem sowohl für große Datenmengen, als auch für confidential Daten unbrauchbar. Genau genommen ist DevonThink _exakt_ das was ich unter Knowledge Management verstehe und was ich lange gesucht habe. Daher hab ich mir nen iMac bestellt. Schöner Nebeneffekt ist, dass ich dann mit Omnigraffle auch endlich eine überlegene Alternative zu MS Visio habe.

Dieser Artikel war dabei augenöffnend für mich:

http://etherealmind.com/screencast-knowledge-management-in-technology-part-2/

Dadurch bin ich auch auf Markdown gekommen, was im Grunde genau das ist, was ich für die Erstellung technischer Dokumentation oder Meeting Notes immer gesucht habe: ASCII basierte, einfache Formatierung ohne WYSIWYG (d.h. ich habe zu 100% die Kontrolle über das Dokument und muss mich nicht mit Formatvorlagen, kaputten Templates, usw. herumschlagen) mit automatischer Konvertierung in HTML/CSS und daher universal transportabel und darstellbar. Ist vergleichbar mit typischer Wiki Syntax (# Heading 1, ## Heading 2, usw.) und es gibt mit Markdownpad, Retext, Markdown Pro und Foldingtext eine Menge toller Editoren für jedes OS. Pandoc kann in beliebige Formate konvertieren und dutzende von Webservices - von Github bis zu Wikis - unterstützen es bereits. Werde ich definitiv regen Gebrauch von machen. Frage mich wie das an mir vorbeigehen konnte.

Das nächste wird dann impress.js anstelle von Powerpoint für Präsentationen, ebenfalls browserbasiert mit einem frei beweglichen, scroll- und zoombaren Canvas. Aber da mangelt es leider noch etwas an Authoring Software. Das entsprechende Dokuwiki Plugin macht aber jetzt schon Freude, weil man dokumentiertes Wissen so angenehm und fast ohne extra Aufwand in Slides übersetzen kann.

Meine aktuellen Dokuwiki Namespaces sehen so aus:

Ist natürlich nur ein draft und wird sicher noch wachsen und sich verändern, aber das ist im Groben der Versuch das was mich im Leben bewegt strukturell abzubilden und immer mal bei Gelegenheit Dinge (bei denen es Sinn macht) zu dokumentieren.